Administración del departamento de ventas: Mejora su eficiencia y genera más clientes con estos tips

Los departamentos de ventas son un misterio para muchos empresarios. Suelen pensar que las ventas son un arte, no una ciencia, y asumen que todo lo que hay que hacer es contratar a las personas “adecuadas” y darles las herramientas “adecuadas”. Aunque esto no es del todo erróneo, puede resultar desastrosamente incompleto si no se reflexiona sobre cómo trabajan juntos los colaboradores y qué se quiere que hagan por la empresa. El departamento de ventas es uno de los más importantes de cualquier organización, ya que es el responsable de generar ingresos. La gestión de ventas desempeña un papel crucial a la hora de garantizar que se alcanzan los objetivos de ventas y que se mantiene la satisfacción del cliente. La pregunta del millón, es; ¿qué debe incluir la administración del departamento de ventas? Sigue leyendo este blog y conoce como tener un equipo de ventas totalmente listo para los retos en sus procesos.

Comprender las personalidades de sus empleados puede ser de gran ayuda a la hora de gestionarlos. Un equipo de ventas con empleados que tienen personalidades complementarias tiene más probabilidades de éxito que uno en el que todos tienen rasgos similares.

Los siguientes son algunos ejemplos de distintos tipos de personalidad y cómo pueden afectar a un equipo de ventas:

• Extrovertido/introvertido – Los extrovertidos tienden a ser más extrovertidos, mientras que los introvertidos son más callados y prefieren pasar tiempo a solas. Aunque no se trata de una lista exhaustiva de todos los tipos posibles, es importante que los directivos reconozcan estas diferencias para saber cuándo alguien necesita espacio o interacción social (o ambas cosas).
• Sensibles/duros: algunas personas son más emocionales que otras; los individuos sensibles pueden necesitar más apoyo de su jefe cuando se enfrentan a retos en el trabajo, mientras que los duros pueden querer menos ayuda en situaciones estresantes porque están acostumbrados a manejarlas por sí mismos sin mucha ayuda de los demás.
• Concienzudo/impulsivo: Las personas concienzudas son más organizadas y tienden a planificar sus decisiones. Las personas impulsivas, en cambio, pueden precipitarse sin pensar antes en las consecuencias.

Antes de empezar a trabajar en la administración del departamento de ventas, debes definir qué es lo que se supone que deben hacer y cómo pueden hacerlo mejor. El primer paso en este proceso es definir el problema: ¿cuáles son algunos de los retos a los que se enfrenta su actual equipo de ventas? ¿Qué les impide alcanzar sus objetivos?

Si aún no sabes cuál es la situación actual de tu empresa, ¿cómo sabrás si las cosas mejoran o empeoran? Necesitas expectativas realistas para que todos sepan lo que se espera de ellos y en qué punto se encuentran con respecto a esas expectativas en cada momento.

Una vez establecidos y acordados esos objetivos por todas las partes implicadas (usted incluido), podemos pasar a crear soluciones prácticas para alcanzar esos objetivos de un modo que tenga sentido tanto desde el punto de vista financiero como estratégico en el contexto de nuestro sector».  Vas a vender productos y servicios, lo que significa que los clientes confiarán en tu experiencia y conocimientos para hacer compras que beneficien a su negocio. Si quieres tener éxito en esta nueva aventura, es importante que entienda los conceptos básicos del funcionamiento de las ventas para evitar cometer errores desde el principio.

Los equipos que trabajan juntos para alcanzar objetivos comunes tienen más posibilidades de éxito que los vendedores individuales que intentan hacerlo todo por su cuenta. Cuando todos trabajan por el mismo objetivo, es más fácil decidir cuál es la mejor manera de enfocar cada venta y qué hay que hacer para que tenga éxito.

Los equipos eficaces están formados por personas dispuestas a compartir sus conocimientos, habilidades y experiencia. Los miembros de tu departamento de ventas deben ser capaces de comunicarse claramente entre sí; también deben ser capaces de trabajar juntos como un grupo hacia objetivos comunes.

La creación de un entorno que anime a todos los empleados a compartir ideas es importante porque le permite obtener información sobre lo bien que le va a su empresa y qué cambios habría que hacer para que le vaya mejor en el futuro.

¿Cómo vas a medir los resultados de tus esfuerzos? Para eso existen distintos KPI’s o métricas que debes plantearte de la mano de tus objetivos. Las métricas son una forma eficaz de medir el éxito de su equipo de ventas y ayudan a identificar problemas y oportunidades, así como a determinar lo que funciona, lo que no funciona y dónde hay que introducir mejoras.

Los tipos de métricas que debe tener en cuenta incluyen:

• Productividad de ventas
• ¿Cuántas ventas se realizaron por persona?
• Tamaño medio de las operaciones
• ¿Cuál es el valor medio de una venta para su empresa?
• Número de clientes potenciales generados
• ¿Cuántos clientes potenciales genera cada vendedor?
• Duración del ciclo de ventas
• ¿Cuánto se tarda en cerrar un trato?
• Satisfacción del cliente
• ¿Qué porcentaje de clientes están satisfechos con el producto o servicio?
• Margen de beneficio
• ¿Cuánto beneficio genera cada venta para su empresa?

Las opiniones de los clientes son un recurso valioso para un equipo de ventas. Puede ayudar al equipo a identificar áreas de mejora y determinar qué necesitan los clientes para tener éxito con el producto o servicio.  El equipo puede utilizar esta información en futuros esfuerzos de venta para asegurarse de que los clientes están satisfechos con el resultado final. Para este quinto paso es muy importante tener empatía y estar abierto a recibir comentarios positivos y negativos. Si eres el CEO de tu empresa o el gerente de ventas, puedes generar reuniones mensuales para conocer los comentarios de tus colaboradores en cuanto a los procesos de prospección, quejas, sugerencias y punto de mejora.

Todos sabemos que una situación en la que todos ganan es beneficiosa, y qué mejor hacerlo de esta manera. Tu empresa, sus clientes e incluso su equipo de ventas se beneficiarán de la creación de estas situaciones. Si estás buscando formas de aumentar sus cifras de ventas y beneficios, es hora de que empieces a pensar en cómo tu empresa puede crear estas situaciones beneficiosas para todos.

Veamos tres ejemplos de cómo hacerlo:

• Venda la solución, no el producto.
• Ayuden a sus clientes a alcanzar el éxito.
• Conviértete en un experto de tu sector.

Como en todas las áreas de una empresa, debe existir una mejora continua, siempre viendo los puntos débiles del equipo en general, así como de manera individual. Recuerda que el departamento de ventas es uno de los más importantes de tu empresa, no debes dejar de lado lo que sucede dentro de él. Si implementas una mejora continua puedes obtener grandes beneficios en la gestión de este equipo.

• Mejora en la eficiencia: Una mejora continua ayuda a identificar y eliminar procesos ineficientes. Esto se logra analizando los resultados del proceso de prospección con leads y analizando una y otra vez el customer journey.
• Mayor satisfacción del cliente: Es claro que una vez identificados los puntos débiles del customer journey y del equipo de ventas, este puede impulsar sus esfuerzos en analizar e identificar las necesidades de los clientes y adaptarse a ellas. Nunca terminamos de conocer a un cliente y mucho menos a un posible lead, así que es la mejora continua ayudará a aumentar la satisfacción del usuario interesado en tu producto o servicio.
• Aumento de la cuota de mercado: Una mejora continua ayuda a los equipos de ventas a mantenerse actualizados con las últimas tendencias del mercado y ajustar su estrategia en consecuencia, lo que puede aumentar la cuota de mercado.
• Aumento de la productividad: Una mejora continua puede ayudar a los equipos de ventas a identificar y eliminar cuellos de botella en los procesos de ventas.
• Reducción de costos: Todo lo anterior se resume a una reducción de costos. Al identificar los puntos débiles de tu departamento de ventas y empoderar las fortalezas se hará un mejor trabajo por parte del equipo comercial.

CRM (Customer Relationship Management)

Un CRM puede ayudar a los equipos de ventas a gestionar y hacer un seguimiento de las relaciones con los clientes y conocer el status de cada uno de ellos de manera ágil y óptima.

Automatización de procesos

De la mano con el CRM, existe el también conocido como marketing automation, es el seguimiento de clientes potenciales, la gestión de contratos y la facturación, puede ayudar a aumentar la eficiencia del departamento de ventas y reducir los errores. Esta estrategia la puedes complementar con lead nurturing una vez que ya cuentas con una base de datos específica.

Análisis de datos

El análisis de datos puede ayudar a los equipos de ventas a identificar patrones en las ventas y ajustar su estrategia en consecuencia.

Sales enablement

El sales enablement se enfoca en proporcionar a los equipos de ventas las herramientas y recursos necesarios para tener éxito en su trabajo diario. Esto puede incluir la implementación de un sistema CRM, la creación de contenido de ventas personalizado, la capacitación en habilidades de ventas y la implementación de procesos de ventas eficientes. Al tener acceso a estas herramientas y recursos, los equipos de ventas pueden mejorar su eficiencia, aumentar su productividad y mejorar su capacidad para generar prospectos de calidad en su proceso diario de prospección.

Inbound sales

Esta última estrategia se enfoca en atraer a los clientes potenciales a través de contenido de calidad y personalizado. Esto significa que el equipo de ventas puede utilizar el contenido relevante para cada etapa del proceso de compra del cliente, lo que les permite generar interacciones más efectivas y, en última instancia, aumentar las probabilidades de conversión. Además, el inbound sales también ayuda a los equipos de ventas a identificar las necesidades y deseos de sus clientes potenciales, lo que les permite adaptar su enfoque de ventas para satisfacer mejor esas necesidades y generar una mayor cantidad de prospectos de calidad.

Capacitación

Así como el mercado cambia, las estrategias de venta también lo hacen, así que si eres el gerente de este departamento debes de estar al tanto de las tendencias en el mercado y en los conocimientos necesario que requiere tu equipo para prospectar de la mejor manera. Para esto existen cursos online, asesorías y hasta webinars que pueden ser de gran ayuda y expandir su conocimiento al momento de recibir clientes y personas que están interesados en el producto o servicio de la empresa.